FysioFit Barendrecht is een medische fitness vanuit de fysiopraktijk. Om je goed te kunnen begeleiden, verwerken wij persoonsgegevens, soms ook over je gezondheid. In deze privacyverklaring lees je welke gegevens dat zijn, waarvoor wij ze gebruiken, met wie wij ze delen, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten je hebt.

In het kort

• Wij gebruiken je gegevens voor je lidmaatschap, je begeleiding en de betaling. Gezondheidsinformatie leggen wij alleen vast als je die zelf aan ons vertelt en ons toestemming geeft om het te noteren.
• Je gegevens zijn alleen zichtbaar voor de medewerkers die ze nodig hebben. Wij verkopen nooit gegevens en gebruiken je gezondheidsinformatie nooit voor reclame.
• Als je belt, kan Emma, onze digitale telefoonassistent, opnemen. Zij zegt dat aan het begin en een medewerker belt je terug.
• Na het einde van je lidmaatschap bewaren wij je gegevens maximaal 2 jaar; facturen 7 jaar, omdat de wet dat verplicht.

Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering en bezwaar. Mail naar info@fysiofit-barendrecht.nl, je krijgt binnen een maand antwoord.

1. Wie is verantwoordelijk voor je gegevens

Fysio Fit Barendrecht B.V., ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 97154407, is de verwerkingsverantwoordelijke. Wij werken onder de naam FysioFit Barendrecht, op deze locaties:

• Achterom 1a, 2991 CP Barendrecht
• Hoefslag 1a, 2992 VE Barendrecht (naar verwachting vanaf 1 december 2026)

Je bereikt ons via info@fysiofit-barendrecht.nl, telefonisch via 0180 335 016 en via WhatsApp op +31 6 53980764. Onze contactpersoon voor privacy (functionaris gegevensbescherming) is Bas Volkers. Vragen over privacy kun je stellen via info@fysiofit-barendrecht.nl onder vermelding van 'privacy'.

Deze privacyverklaring geldt voor onze website fysiofit-barendrecht.nl, onze locaties en al het contact met ons: in de zaal, telefonisch, per e-mail, via WhatsApp en via onze digitale telefoonassistent. Onze fysiotherapiepraktijk (Fysio Barendrecht, Fysio Hoefslag en Fysio Rhoon) is een aparte onderneming, Fysio Barendrecht B.V., met een eigen privacyverklaring op fysio-barendrecht.nl.

2. Welke gegevens wij verwerken

• Contact en lidmaatschap: naam, adres, geboortedatum, geslacht, telefoonnummer, e-mailadres, lidnummer, soort abonnement, start- en einddatum en je locatie.
• Betaling: IBAN, de machtiging voor automatische incasso, facturen en betalingen.
• Toegang en bezoek: je toegangsbandje of de toegang via je telefoon, en wanneer je de zaal bezoekt en reserveert.
• Training: je trainingsgegevens, instellingen en voortgang op de toestellen en in de app van eGym.
• Lichaamsmetingen: de uitkomsten van de InBody-meting, zoals gewicht, spiermassa, vetpercentage en vochtpercentage.
• Gezondheid, alleen met je toestemming: blessures, klachten of andere medische aandachtspunten die je zelf aan ons vertelt, zodat wij je veilig kunnen laten trainen. Wij vragen altijd eerst of wij het mogen noteren.
• Begeleiding: je doelen, notities van je coach, voedingsadvies en je antwoorden op onze tevredenheidsvragen.
• Contactmomenten: e-mails, WhatsApp-berichten, notities van telefoongesprekken (ook via de digitale telefoonassistent) en, alleen met je toestemming, opnames van je intakegesprek.
• Herkomst van je aanvraag: als je ons via een advertentie of een formulier op de website vond, registreren wij via welke advertentie of campagne dat was.
• Beeldmateriaal: foto's, video's en succesverhalen waarin jij herkenbaar bent, alleen met je schriftelijke toestemming.
• Websitebezoek: IP-adres, browser en apparaat en de pagina's die je bekijkt, voor zover je daarvoor cookies toestaat.
• Camerabeelden: beelden van de entree en de trainingszaal van onze locaties.

Je naam, adres, geboortedatum, contactgegevens en betaalgegevens hebben wij nodig om je lid te kunnen maken; zonder die gegevens kunnen wij geen lidmaatschap met je afsluiten. Alle andere gegevens geef je vrijwillig.

3. Waarvoor wij je gegevens gebruiken en op welke grondslag

• Je lidmaatschap afsluiten en uitvoeren: inschrijving, toegang tot de zaal, reserveren, contact over je abonnement. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
• Betaling en administratie: incasso, facturen en de wettelijke administratie. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichting (belastingwetgeving).
• Intake, metingen en persoonlijke begeleiding: je doelen bepalen, je trainingsschema afstemmen, je voortgang meten met InBody en eGym, voedingsadvies geven. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst; voor gezondheidsinformatie je uitdrukkelijke toestemming.
• Een gratis proefsessie of intake aanvragen: contact met je opnemen en de afspraak plannen. Grondslag: voorbereiding van een overeenkomst.
• Opname van je intakegesprek voor training en kwaliteit van onze medewerkers: alleen als je daar vooraf toestemming voor geeft. Grondslag: je toestemming.
• Leden helpen hun doel te halen: wij houden bij hoe vaak je komt en hoe tevreden je bent, zodat je coach contact kan opnemen als je een tijd wegblijft. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang en uitvoering van de overeenkomst.
• Tevredenheidsvragen: om onze begeleiding te verbeteren. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang; meedoen is vrijwillig.
• Informatie en aanbiedingen aan leden over vergelijkbare diensten van FysioFit: Grondslag: ons gerechtvaardigd belang; je kunt je in elke mail afmelden.
• Nieuwsbrief, en tips per e-mail aan mensen die nog geen lid zijn: Grondslag: je toestemming (aanmelding of vinkje bij het formulier); afmelden kan via de link in elke mail.
• Bijhouden via welke advertentie of campagne je bij ons kwam: Grondslag: ons gerechtvaardigd belang (weten welke campagnes werken).
• Foto's, video's en succesverhalen voor de website, social media, advertenties en de schermen in de zaal. Grondslag: je uitdrukkelijke, schriftelijke toestemming.
• Beveiliging van onze locaties met camera's. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang: veiligheid van leden, medewerkers en eigendommen.
• Klachten, geschillen en wettelijke verplichtingen. Grondslag: wettelijke verplichting en ons gerechtvaardigd belang.
• Bedrijfsvoering en sturing: planning, ledenaantallen, financiën. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang; wij werken hiervoor zoveel mogelijk met cijfers zonder naam.
• Sollicitaties. Grondslag: voorbereiding van een arbeidsovereenkomst; voor langer bewaren je toestemming.

Wij gebruiken je gezondheidsinformatie nooit voor reclame en wij verkopen geen gegevens aan derden.

4. Gezondheidsinformatie

Bij FysioFit train je onder begeleiding. Daarom is het soms nodig dat je coach weet of je een blessure, klacht of andere aandachtspunt hebt. Die informatie leggen wij alleen vast als je die zelf aan ons vertelt, en wij vragen altijd eerst of wij het mogen noteren. Wij noteren alleen wat nodig is om je veilig en goed te laten trainen.

Je kunt je toestemming altijd intrekken. Wij verwijderen de gezondheidsinformatie dan, maar je coach kan je daarna minder gericht begeleiden.

FysioFit is geen zorgverlener. Kom je bij ons via onze fysiotherapiepraktijk, dan kan je fysiotherapeut je een gratis intake bij FysioFit aanbieden. Wij krijgen dan alleen je contactgegevens en de naam van de fysiotherapeut die je doorverwees, geen gegevens uit je medisch dossier. Krijg je (een deel van) je abonnement vergoed via je zorgverzekering, dan verloopt de declaratie via de fysiotherapiepraktijk en geldt daarvoor de privacyverklaring van Fysio Barendrecht B.V.

5. Kinderen

Ben je jonger dan 16 jaar, dan kun je alleen lid worden met toestemming van je ouder of voogd. Je ouder of voogd tekent dan mee en kan namens jou je privacyrechten uitoefenen.

6. Met wie wij je gegevens delen

Iedereen die bij ons werkt, heeft een geheimhoudingsplicht. Alleen medewerkers die dat voor hun werk nodig hebben, kunnen je gegevens zien.

Leveranciers die in onze opdracht werken (verwerkers)

Met elke leverancier die persoonsgegevens voor ons verwerkt, hebben wij een verwerkersovereenkomst: zij mogen je gegevens alleen voor ons gebruiken en moeten ze beveiligen.

• Dewi: onze ledenadministratie en abonnementen.
• Pay.nl: de betaalprovider die via Dewi je betalingen en incasso's verwerkt.
• FysioFit Connected: ons klantsysteem voor afspraken, notities van je coach en opvolging, ontwikkeld en beheerd door Dotbrand.
• eGym: de toestellen en de app waarin je reserveert en je trainingen en voortgang ziet. Voor de eGym-app maak je zelf een account aan; daarvoor geldt ook de privacyverklaring van eGym.
• InBody: het meetapparaat voor lichaamssamenstelling. Zolang je lid bent, worden je meetresultaten ook bij InBody opgeslagen.
• TalkMate Automations (Den Haag): de leverancier van onze digitale telefoonassistent Emma.
• Ons e-mailprogramma (op dit moment Mailchimp) en onze vragenlijsttool (Typeform).
• Webflow: waarop onze website en formulieren draaien, en Make, dat formulierinzendingen doorzet naar onze mailbox of ons klantsysteem.
• Claude (Anthropic): een AI-hulpmiddel dat wij gebruiken bij het opstellen van voedingsadviezen en e-mails. Een coach controleert alles voordat het naar je toe gaat; de AI neemt geen beslissingen.
• Ring: voor de beveiligingscamera's.
• Sem's Creative Services (Barendrecht): de bouwer en beheerder van ons managementdashboard; gegevens blijven in de EU en worden niet gebruikt om AI-modellen te trainen.
• Onze boekhouder en accountant.

Anderen

Aan andere partijen geven wij je gegevens alleen als een wet ons daartoe verplicht, bijvoorbeeld aan de Belastingdienst of op bevel van een rechter. Bij een betalingsachterstand die wij niet samen kunnen oplossen, kunnen wij je gegevens overdragen aan een incassobureau. Wij geven je gegevens nooit aan derden voor hun eigen doeleinden.

7. Digitale telefoonassistent en opnames

Emma, onze digitale telefoonassistent

Als je ons belt, kan Emma opnemen. Emma is een digitale assistent (kunstmatige intelligentie) van onze leverancier TalkMate. Zij vertelt aan het begin van het gesprek dat je met een digitale assistent spreekt en dat het gesprek wordt vastgelegd. Emma noteert je naam, telefoonnummer en kort waar je voor belt, en geeft dat door aan ons team. Een medewerker belt je terug. Emma maakt zelf geen afspraken en neemt geen beslissingen.

Het gesprek wordt omgezet in tekst. De spraakverwerking gebeurt live, zonder opslag van het geluid, door de spraakleverancier van TalkMate. De tekst van het gesprek wordt opgeslagen op servers in de Europese Unie (Duitsland en Nederland) en na uiterlijk 12 maanden automatisch verwijderd.

Opname van je intakegesprek

Wij kunnen je intakegesprek opnemen om onze medewerkers te trainen en de kwaliteit van onze begeleiding te verbeteren. Dat doen wij alleen als je daar vooraf toestemming voor geeft. Zeg je nee, dan nemen wij niets op; dat heeft geen gevolgen voor je intake of je lidmaatschap. Opnames worden alleen intern gebruikt en uiterlijk 3 maanden na het gesprek verwijderd.

Geen geautomatiseerde besluiten

Wij nemen geen besluiten over je die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten. Digitale hulpmiddelen ondersteunen onze medewerkers; een mens beslist.

8. WhatsApp en e-mail

Je kunt ons appen op +31 6 53980764. WhatsApp is een dienst van Meta. Berichten zijn versleuteld, maar Meta ziet wel met wie en wanneer je contact hebt. Wij gebruiken WhatsApp voor praktische zaken, zoals afspraken en vragen over je abonnement. Deel daar liever geen uitgebreide medische informatie; die bespreek je met je coach in de zaal.

E-mail gebruiken wij voor bevestigingen en herinneringen, informatie over je abonnement en, als je je daarvoor hebt aangemeld, voor de nieuwsbrief.

9. Foto's, video's en succesverhalen

Soms maken wij foto's of video's in de zaal, of vragen wij leden hun succesverhaal te delen, voor onze website, social media, advertenties of de schermen in de zaal. Sta je herkenbaar in beeld of gaat het verhaal over jou, dan vragen wij daarvoor altijd vooraf je schriftelijke toestemming. Je mag die toestemming op elk moment intrekken; wij halen het materiaal dan zo snel mogelijk offline, al kunnen wij niet garanderen dat eerder gedeelde beelden overal verdwijnen. Weigeren heeft geen enkel gevolg voor je lidmaatschap.

10. Gegevens buiten de Europese Unie

Enkele van onze leveranciers verwerken gegevens (deels) buiten de EU, met name in de Verenigde Staten: Webflow (website en formulieren), ons e-mailprogramma, Google (Tag Manager en Analytics), Meta (WhatsApp en, als je daarvoor toestemming geeft, advertentiecookies), Anthropic (Claude), Ring (opslag van camerabeelden), InBody en de spraakleverancier van TalkMate, die het geluid van je gesprek met Emma live verwerkt zonder het op te slaan. Dat gebeurt alleen onder passende waarborgen: het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

11. Hoe lang wij je gegevens bewaren

• Ledengegevens, trainingsgegevens, InBody-metingen en notities van je coach: tot 2 jaar na het einde van je lidmaatschap.
• Gezondheidsinformatie: tot 2 jaar na het einde van je lidmaatschap, of eerder als je je toestemming intrekt.
• Facturen en betalingen: 7 jaar (fiscale bewaarplicht).
• Machtiging voor automatische incasso: 14 maanden na de laatste incasso.
• Aanvragen voor een proefsessie of intake van mensen die geen lid worden: maximaal 12 maanden na het laatste contact.
• Tekst van gesprekken met de digitale telefoonassistent: maximaal 12 maanden.
• Opnames van intakegesprekken: maximaal 3 maanden.
• Nieuwsbrief: tot je je afmeldt.
• Foto's, video's en succesverhalen: zolang wij ze gebruiken, of tot je je toestemming intrekt.
• Camerabeelden: maximaal 4 weken; bij een incident langer, tot het incident is afgehandeld.
• Sollicitatiegegevens: 4 weken na afronding van de sollicitatieprocedure; met je toestemming 1 jaar.

12. Hoe wij je gegevens beveiligen

• Iedere medewerker heeft een persoonlijk account met alleen de rechten die bij zijn functie horen; waar mogelijk met tweestapsverificatie.
• Gezondheidsinformatie is alleen zichtbaar voor de coaches die je begeleiden.
• Alle medewerkers tekenen een geheimhoudingsverklaring; met leveranciers sluiten wij verwerkersovereenkomsten.
• Papieren documenten bewaren wij buiten het zicht van bezoekers en achter slot.
• Wij houden onze systemen en apparatuur actueel.

Gaat er ondanks deze maatregelen toch iets mis, dan volgen wij ons datalekprotocol: wij beperken de schade, melden een datalek binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens als dat verplicht is en informeren je als het lek een risico voor je oplevert. Vermoed je misbruik van je gegevens of een lek, mail dan direct naar info@fysiofit-barendrecht.nl.

13. Cookies en onze website

Onze website gebruikt functionele cookies die nodig zijn om de site te laten werken en je voorkeuren te onthouden. Daar is geen toestemming voor nodig.

Statistiek- en marketingcookies plaatsen wij alleen als je daarvoor toestemming geeft in onze cookiebanner (Cookiebot). Het gaat om Google Analytics (via Google Tag Manager) om te zien hoe bezoekers onze site gebruiken, en om de Meta-pixel om onze advertenties op Facebook en Instagram te meten en te richten. Cookiebot onthoudt je keuze in een functioneel cookie en houdt een actueel overzicht bij van alle cookies op onze site; dat overzicht vind je in de cookiebanner. Onderdelen van andere partijen op onze site, zoals een video van YouTube of een kaart van Google Maps, kunnen eigen cookies plaatsen zodra je ze gebruikt. Je kunt je keuze altijd wijzigen via 'Cookie-instellingen' onderaan de website en cookies verwijderen via je browser.

Wat je invult in een formulier op onze website (gratis proefsessie, contact, nieuwsbrief) komt per e-mail bij ons binnen of in ons klantsysteem. Wij gebruiken het alleen om je aanvraag af te handelen. Word je (nog) geen lid, dan mailen wij je daarna alleen tips en informatie als je daarvoor bij het formulier een vinkje hebt gezet; afmelden kan in elke mail.

14. Je rechten

• Inzage: je mag opvragen welke gegevens wij van je hebben en een kopie krijgen.
• Correctie: gegevens die niet kloppen, passen wij aan.
• Verwijdering: je kunt vragen om je gegevens te verwijderen, tenzij wij ze wettelijk moeten bewaren, zoals facturen.
• Beperking en bezwaar: je kunt vragen om minder met je gegevens te doen en je kunt bezwaar maken tegen verwerkingen die op ons gerechtvaardigd belang berusten, zoals aanbiedingen per e-mail of contact als je een tijd wegblijft.
• Overdraagbaarheid: je hebt recht op de digitale gegevens die je zelf aan ons hebt gegeven, in een gangbaar bestandsformaat.
• Toestemming intrekken: heb je ons toestemming gegeven, dan mag je die altijd weer intrekken. Dat raakt niet wat wij daarvoor al rechtmatig hebben gedaan.
• Klacht bij de toezichthouder: je kunt altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Zo dien je een verzoek in

Je kunt je verzoek doen in de zaal, telefonisch of per e-mail via info@fysiofit-barendrecht.nl, ter attentie van Bas Volkers. Wij reageren binnen een maand. Bij ingewikkelde verzoeken mag die termijn met twee maanden worden verlengd; dat laten wij je dan binnen de eerste maand weten. Om zeker te weten dat het verzoek van jou komt, controleren wij je identiteit aan de hand van de gegevens die wij al van je hebben, of vragen wij je even langs te komen met je identiteitsbewijs. Een kopie van je identiteitsbewijs vragen wij alleen als het echt niet anders kan; maak dan je pasfoto, de strook met cijfers onderaan (MRZ) en je BSN onleesbaar. Gegevens sturen wij alleen naar het e-mailadres dat bij ons bekend is, of geven wij persoonlijk mee.

15. Camerabeveiliging

Bij de entree en in de trainingszaal van onze locaties hangen beveiligingscamera's (Ring). Er wordt niet gefilmd in kleedruimtes of toiletten en de camera's zijn niet gericht op de openbare weg. Het doel is de veiligheid van leden, medewerkers en eigendommen en het kunnen vastleggen van incidenten. Bij de ingang maken wij met een sticker kenbaar dat er cameratoezicht is.

De beelden worden versleuteld opgeslagen bij de leverancier, zijn alleen toegankelijk voor de directie en de leidinggevende van de locatie en worden na maximaal 4 weken automatisch gewist. Bij een incident kunnen beelden langer worden bewaard en zo nodig aan de politie worden verstrekt. Je hebt recht op inzage in beelden waarop jij staat, voor zover de privacy van anderen dat toelaat.

16. Sollicitanten

Solliciteer je bij ons, dan verwerken wij je naam, contactgegevens, cv, motivatie en, alleen met je toestemming, diploma's en referenties. Wij bewaren je gegevens tot 4 weken na afronding van de procedure. Wil je dat wij je voor toekomstige vacatures in beeld houden, dan bewaren wij je gegevens met je toestemming maximaal 1 jaar.

17. Vragen en klachten

Heb je vragen over deze privacyverklaring of over de manier waarop wij met je gegevens omgaan, neem dan contact op met Bas Volkers via info@fysiofit-barendrecht.nl. Komen wij er samen niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

18. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld bij de opening van een nieuwe locatie of een nieuwe leverancier. De actuele versie staat altijd op onze website. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij je per e-mail of in de zaal.

Versie 1.0, 16 oktober 2026.

‍